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商业智能(BI)系统中如何做好KPI分析

时间:2019-01-04来源:绝地苍狼浏览数:268

KPI(关键绩效指标)分析是BI系统中核心的分析功能之一。关键绩效指标分析是通过对组织内部流程的输入端、输出端的关键参数进行设置、取样、计算、分析,来衡量流程绩效的一种目标式量化管理指标。简单的说,就是实施的业绩与目标业绩进行对比,从而来考核企业员工的一种分析手段。如下图所示,就是一款BI系统中KPI分析图表。笔者就以这案例为背景,谈谈在BI系统中如何做好KPI分析。
                

一、关键建立合适的绩效指标

KPI中很突出一个K字,即关键两个字。从这里就可以看出,KPI分析并不是对企业中所有的绩效指标进行分析,而只是对其中关键的指标进行追踪。为此要做好KPI分析的话,很关键的一个内容就是选择合适的绩效指标。简单的说,占考核结果60%左右的指标就是关键指标。具体的说,可以从以下几个角度出发来选择合适的绩效指标。

1、需要了解企业的核心业务。

建立关键绩效指标的要点在于流程性、计划性和系统性。要选择一个合适的指标作为关键的绩效指标,那么首先需要抓住企业的核心业务,或者说企业的经营性质。如某些企业,如公益性企业可能不是以赢利为目的。像政府机构的办事处等等,他们的主要绩效指标可能就是用户的满意度、办一个业务所需要的时间等等。而对于一些盈利性的企业,那么利润永远是关键指标之一。所以需要建立一个合适的KPI,首先需要了解企业的性质

2、需要建立部门级别的KPI。

像销售部门,他们的KPI可能就是销售额。而对于采购部门,他们的KPI就是采购成本、到货率、不良品率等等。可见,在同一个企业中,不同部门的KPI是不同的。为此各个部门的经理要和部门的关键用户一起对KPI进行细分,分解为更细的KPI以及各个职位的业绩衡量指标。在手工作业阶段,要分解到职位这一级别,可能工作量会很大。但是在BI系统中,只要用户提供准确的数据,那么计算分析在几分钟之内都可以搞定。

3、需要注意KPI指标的级别。

通常情况下,每一个职位都会影响某项业务流程的一个过程,或者影响到过程中的某个点。也就是说,这里可能会有一个跨过程的内容。在订立绩效考核目标的时候,应该考虑职位的任职者是否能够控制这个指标的结果。如果企业员工不能够控制,则该项指标就不能够作为任职者业绩的衡量指标。举一个比较简单的例子。如生产能否按时完成这个绩效考核指标,其关系到采购到料是否及时、生产计划是否合理、人事员工招募是否到位等多个部门。为此这个指标的话就不能够作为生产计划人员的考核指标,而只能够作为生产经理或者厂长等人员的考核指标。

总之,建立合适的关键绩效指标,是KPI分析能否成功的前提。从某种意义上来说,这更像是企业管理层需要考虑的内容。不过对于一些实力比较强的BI企业,他们的实施顾问在做KPI分析设计时,往往会评估企业的KPI指标设置是否合理。因为不合理的设计,最后实施顾问的工作成果很可能会成为摆设。所以笔者认为,评估关键绩效指标是否合适,这个工作是必不可少的。如果企业原有的KPI指标就是专门的咨询顾问帮助设计的,那么一般不会有多大的问题。相反,是企业管理部门自己的设计的,那么在实现KPI功能时,可能需要有一个评估的过程。


二、时间段的设计

考核往往有一个时间的过程。如以一年作为一个考核周期、还是以一个月作为考核周期、或者是以一个星期作为一个考核周期等等。不过的企业,对于这个周期的定义是不同的。为此在BI系统中设计KPI模型时,也能过做的太死。笔者认为,在KPI设计时,可以从以下几个角度考虑。

1、对于时间的跨度,在设计KPI模型时,不要限制死。

而是可以设计一个开关,让用户自己选择KPI统计的时区。如对于销售额来说,可能是以一个月为周期进行考核。但是客户满意度的话,则可能是以一年为单位等等。所以需要根据不同的考核指标,来设计不同的周期。如果在源代码中写死的话,则后续就很难调整。为此笔者建议,最好是在界面中设计开关,让用户根据自己的需要进行选择。

2、在显示KPI结果的时候,用户可以根据自己的需要来选择显示的时间段。

如上面这个案例中,如果用户需要显示2003年的统计结果,那么就可以选择2003年这个年份。在这个年度内,如果只需要选择一个单独的月份,那么就选择具体的月份。如果需要显示多个月份的话,那么可以移动鼠标选择多个月份。如上图所示,笔者选择了2003年的6、7、8、9四个月份。此时界面上显示的就是这个四个月份的KPI结果。笔者认为,这么设计可以提高系统的灵活性。用户可以根据自己的需要选择需要显示的结果。如此就可以满足不同用户的不同需求。不过在这几这个的时候,需要注意一个速度的问题。如果用户选择多个跨度的时候,其反应速度很慢,那么用户是搬起石头砸自己的脚了。

3、时间段对数据的影响。

在文章一开头笔者就谈到过,KPI其实就是实际业绩与目标业绩的一种对比关系。现在我们需要考虑的是,如果实际业绩还没有,那么目标业绩是否需要在上面的图形中显示出来呢。这也需要根据不同的情况来对待。如有些企业,其下一个月的目标业绩是根据前面一个月的业绩来制定的。如前一个月的销售额的110%作为下一个月的目标业绩。在这种情况下,如果上一个月的实际业绩没有,那么下一个月的目标业绩也就无法计算出来。相反,有些企业的考核业绩是固定的。如在每年年末,就会制定出下一年的目标业绩。在这种情况下,即使没有目标业绩的话,其考核业绩也会有。那么其目标业绩是否需要在图形中显示呢?

这又是一个开关的问题。有些用户觉得没有实际业绩,光看目标业绩没有用处,此时为了提高系统反映的速度、简化显示的结果,就可以将其屏蔽。而有些用户则认为,看到全年度的目标指标,能够对自己的工作产生动力。或者说企业不仅要考核每月的指标,对整个年度的指标也需要考核。此时就需要显示一年的考核结果,即使实际业绩还没有出来。为了提高系统的灵活性,在这里也需要允许用户能够根据自己的实际情况来选择。


三、实施KPI指标时需要定义的三个要素

那么如何才能够提高KPI的实施效果呢?笔者认为实施顾问与用户要联合起来,做到以下五个要素。

第一个要素:建议指标名称。一个合适的指标名称,即要能够反映KPI指标的实质,又要简单易懂。如销售额与销售费用之间的对比关系这个关键指标,该如何命名呢?笔者认为可以按如下的格式命名:销售额vs销售费用。这种命名方式即简单,而且也容易看懂。

第二个要素:数据的收集。BI最终分析的结果是否准确,除了分析模型之外,就是数据。为此在KPI实施的时候,要明确指定正确的数据收集部门。通常情况下,数据收集部门与数据发生部门不能够为同一个部门。如对于销售额与销售费用之间的对比关系这个关键指标,一般数据收集部门应该是财务部门,而不能够是业务部门。

第三个要素:KPI结果的复核。在给员工进行考核时,需要给用户一个申诉的机会。当用户对自己的考核结果有异议的时候,需要有专门的人员在复核考核的结果。



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