实战篇：一文看懂采购数据分析如何做？

除了库存和生产，采购也是制造业数据分析中的一个重要的场景，今天就来聊聊，如何通过BI数据分析，实现采购方面的降本增效提质。

01洞悉业务背景

某化工企业以往做原料和供应商考评管理全凭经验。但近几年采购成本逐渐高昂，在材料质量和到货速度得不到保障的情况下，企业总利润逐渐降低。为了摆脱这一困境，采购部门期望通过数据驱动业绩增长的方式，分析出现有业务中存在的问题。

02制定分析计划

对于采购的考核，有有三点是至关重要的：第一，跟踪采购进度，保证到货及时率，保证生产计划的执行。第二，原材料质量控制，保证原料质量及产品质量。第三，控制采购成本，降本增质提效

因此，作为采购部门的数据分析师，我们基于采购部门重点关注的三个方向，分别梳理出此次数据分析需要的指标、以及企业现存的问题。

注：到货提前期指采购订单下达到物料购入库的全部时间。 然后，接下来我们将使用BI进行实际操作来做数据分析。

03数据拆分建模

我们获得分析所需的Excel，然后用BI工具完成后续的分析。需要的表两张：表1：采购数据月度汇总

 

表2：供货明细表

04具体分析实操

首先，我们总体关注一下采购金额和采购量的月度趋势变化，以整体观测采购情况。可以拿时间做横轴、采购量和采购金额做纵轴。

这时我们发现：2019年3月份，在采购量变化不大的前提下，采购部门金额大幅增高，希望找出来为什么增加。是否有解决方案？可以通过对比分析解决。我们可以单独拿出来不同原料采购总额的时间趋势变化，并用热力图来表明。

2、原材料采购额随时间变化分析

我们可以从中观察到：

二氧化硒的采购金额在3月份标红。通过联动分析到上边的图，我们发现3月份二氧化硒的采购金额是2月份的3倍。因此得到第一个结论，二氧化硒的单价上涨是3月份价格上涨的主要原因。

2018年的1月、3月和2019年的3月，二氧化硒单价均有上涨。我们想知道，二氧化硒的涨价是否有规律。来再接下来的几个月做出应对。

因此，我们可以拉出供应商随时间的变化。那就以时间为横轴，供应商为纵轴做进一步分析......如果每家供应商每年的二氧化硒单价走势平稳，即说明为市场原因，如果不是那说明对于采购计划需要调整。

3、供应商采购随时间变化分析

单独选中二氧化硒来进行分析，我们看到二氧化硒价格走势随月份变化呈较为规律的变化，但在同一月份不同供应商之间，价格仍有较大差异。需要了解市场均价来进一步定位问题。适当调整在每个供应商处的订货量。

比如，观察到2018和2019年3月份，在整体供应商单价均大幅变高的趋势下，兴安化工的二氧化硒单价变少。可以追溯具体原因，在明年的三月份适当增加从兴安化工的采购比例。

对策：2019年4月开始积极做好与各厂商关于二氧化硫的沟通工作，进行供应商原料供应组合，整体降低采购成本。

1、原料采购合格率和到货及时率监控

我们可以通过面积图对各个供应商的采购合格率和及时到货率做出监控。并通过标注功能，标记最后一名的供货商，需要时候进行沟通。

通过看板可以看到，拉特能源的采购合格率比较低；绿能材料的到货及时率相对比较低。然后我们需要拉出单个供应商详细信息进行比较。又因为每个供应商的生产线基本是固定的，因此我们关注各个供应商生产原料的合格率就可以满足需求了。

通过这个面板，我们看得到，氟化铵在各个厂商的合格率都比较低，要对这个原料多加关注。拉特能源的整体合格率不高，和供应商做单独沟通，即时整改。

控制各公司的原料到货及时率是我们保证生产计划正常执行，产品按时发货的前提，因此需要对供应商的到货及时率进行考评，如果单一产品中有个别供应商的到货及时率低于我们公司的警戒值，那么就需要我们企业的采购员和供应商进行沟通，让供应商进行整改，必要时可以替换该供应商。

我们能看到，各个供应商和原材料之间的到货及时率相差不算大，在83%到90%之间做分布。如果单一产品中有个别供应商的到货及时率低，那么就需要我们企业的采购员和供应商进行沟通，让供应商进行整改。

我们看到绿能材料的硅酸钠到货及时率相对来说最低，是什么原因导致的呢？我们创建一个新的组件，对不同时间的到货及时率进行分析。因为各个企业对到货及时率都有考评，以80%为例，我们再设置一个警戒线。

点击绿能进行联动，我们可以看到，绿能材料的硅酸钠有多个月份的到货及时率低于80%，这是有问题的。我们可以让采购员和他们沟通，必要的时候直接替换。