主数据管理的关键就是“管理”。主数据管理不会创建新的数据或新的数据纵向结构。相反，它提供了一种方法，使企业能够有效地管理存储在分布系统中的数据。主数据管理使用现有的系统，它从这些系统中获取最新信息，并提供了先进的技术和流程，用于自动、准确、及时地分发和分析整个企业中的数据，并对数据进行验证。
主数据管理不是数据仓库
数据仓库会将各个业务系统的数据集中在一起再进行业务的分析，并且保存经过清理的数据；主数据管理系统不会把所有数据都管理起来，只是把需要在各个系统间共享的主数据进行采集和发布。
数据仓库是单向集成的；主数据管理注重将主数据的变化同步发布到各个关联的业务系统中。主数据系统是双向的，不但需要从各个系统中获取、加工，还包括了最终数据的分发。
常见的主数据管理问题
目前，主数据管理的问题在大多数行业、企业中普遍存在。
主要表现为以下几点：
关键信息孤岛，数据分布在多个孤岛，不能跨组织传播；
组织内不能就一个主数据源达成一致；
数据质量问题引发的业务流程和交易的失败；
不正确或丢失数据造成合规性和绩效管理的问题；
决策者做出基于错误数据的错误决定。
对企业来说，业务系统的构建大多是以实际业务为核心，从下至上地构建系统，使得缺乏统一的规划，从而导致一些需要在各个业务中共享的主数据被分散到各个业务系统中。分散管理的主数据由于缺乏一致性、准确性和完整性，从而导致各个企业普遍存在的客户管理、供应商管理、产品管理等不力现象。
谁需要主数据管理？
以前人们认为，主数据管理只是大型企业的迫切需求，这些企业充斥着分散在各地的数据或者参与了并购，它们需要广泛的数据集成。
尽管如此，随着数据的激增及其对业务重要方面的影响，即便是规模较小的公司也无法再承担导致客户体验支离破碎的不同数据管理。特别是根据预测，到2023年，主数据管理的市场规模可能增长到220亿美元。因此，主数据管理对于所有关键业务功能(如营销、客户关怀、产品管理、销售、供应链、金融、仓储等)都是必需的。
主数据，是重要，稳定，被多个业务系统，多个部门反复使用的数据。主数据管理，是企业组织数据治理中不可或缺的一环。
主数据管理离不开系统，但不仅仅是系统，而是集架构于标准、流程规范、组织和IT系统的一整套管理措施。用“统一标准、统一流程、统一源头、统一组织”来约束与规范主数据管理绝对不为过。
