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制造企业如何做好物料主数据管理?| 推荐收藏

时间:2022-07-14来源:小亿浏览数:178

物料库存不准确,采购部门要么多采导致物资积压增加成本,要么漏采导致原材料不足影响生产;
多种物料数据混淆,业务人员难对应,需求匹配错、订单发货错等现象频出,客户体验差;
各环节业务开展混乱,管理者看不到准确的反馈数据,决策缺乏有效支撑,经营状况改善难;
……

这是目前许多生产制造企业面临的问题:ERP系统虽然已经建立,但数据导致的这些业务混乱的问题仍然频频发生,这些归根结底,主要还是来自于物料主数据管理不善。“一物多码”、“多物一码”、“数据不完整”、“编码不一致”等物料主数据的质量问题,影响着生产制造企业的数据流通共享和经营决策的各个环节。做好物料主数据管理,成为许多生产制造企业实现降本增效的关键。

01、物料主数据管理为何成为关键?

首先我们要搞清楚什么是物料。物料是我国生产领域中的一个专业术语,在生产领域流转的一切材料包括:原材料、零部件、半成品、外协件、产成品以及生产过程中必然产生的边角余料、废料以及各种其他废物料都属于物料的范畴。

而物料主数据则包含了对所有企业所采购、生产和存储在库存中物料的描述,主要记录某种物料的各种参数、属性及其相关信息,比如物料编码、物料描述、物料类型和财务成本信息等。

由此可见,物料主数据分布在设计、工艺、生产、采购、销售、存储、物流过程中的多个业务部门中、众多异构系统中,具有高度的共享性。同时,物料主数据作为ERP的核心数据,是企业制定主生产计划和库存记录文件,物料主数据的直接关乎采购、库存、销售等业务,一旦出现问题将会环环相扣,导致如上所述的众多问题。

做好物料主数据管理,能保证物料主数据产生、存储、流转各业务环节数据的完整统一,提升物料主数据的质量以及使用率,进一步促进企业各业务系统间数据的流通共享,帮助企业减少流动资金占用、改善企业管理水平与工作效率,有效提升企业信息化管理水平,为业务流程和经营决策提供可靠的支撑。

02、物料主数据管理既是关键点,也是难点

做好物料主数据管理是提高企业竞争力的关键已成为制造行业数据管理的共识,但要实现这一点并非易事。在企业物料主数据管理的过程中,以下几个因素往往制约着物料主数据规范管理的进程。

①不专业:企业内的物料相关人员缺乏专业知识支撑,对物料标准模板以及技术特征含义理解不到位,使用原有习惯描述来填报物料,导致物料数据质量低。
②不规范:物料主数据的维护管理制度、流程、以及相关人员职责均未完善,也没有专门的物料主数据管控组织来进行相应管理。
③缺标准:一是企业缺乏在物料分类、编码、描述等方面的统一标准;二是由于物料种类繁多,且部分物料暂无相关国标及行业标准,一些企业依靠人员经验制定的标准准确性、合理性等有待考量。
④难度大:由于数据量大,数据清洗难度大,再加上“一物多码”、“一码多物”等现象频出,如果缺乏有效的IT手段管控支持,缺乏统一的主数据管理平台支撑,物料主数据的管理难度较大。

03、如何做好物料主数据管理?

上述物料主数据管理难题如何破解?根据服务过多家大型制造企业的经验,我们总结了做好物料主数据管理的方法论如下。

1、规划组织、制度和流程

物料主数据的管理是长期性工作,我们需设置合适组织、制度和流程来固化物料主数据管理的工作。尤其对于集团型制造企业来说,要实现物料主数据的统一管控,必须打破固有的管理模式,建立新的体系,实现采购集中、销售集中、财务集中,从而降低生产成本,给公司带来更大的利润。

(1)组织架构
一般来说可参考的组织架构模式如下。
①物料编码归口管理机构:负责编码规则、管理制度及相关标准文本的制订,并进行培训及考核。
②物料编码审核机构:负责编码的专业审核以及日常检查工作。
③各部门物料编码机构或岗位:负责编码提报及对本单位(部门)编码工作日常管理。

(2)制度流程
在以上组织与职责的划分的基础上,我们还需设立编码管理制度和流程,对编码的建立、使用、更新及考核等工作做出规定。通常,我们可以从以下三个节点来设计物料主数据的审批节点,进行流程管控。
①本单位采购资深业务人员:审核数据维护申请的合理性、必要性;
②标准管理组专家:从专业角度检查填报内容的合规性和准确性;
③IT主数据管理平台维护管理员:确认字段信息满足系统维护要求。

2、建设物料主数据标准体系

要满足供应链上各业务节点对物资分类管理以及管理精细度的需求,我们需建立适合于各业务板块都能通用的物料主数据标准体系,从设计源头控制物料的属性,提高物料的准确性、规范化和标准程度。分类、编码体系直接关系到物料主数据管理颗粒度,而物料管理颗粒度是影响企业精细化管理的重要因素。

这个标准化体系主要包括以下三个方面。

(1)分类标准化
对于物料主数据的分类需遵循不重不漏、细度合理、符合业务需求和行业习惯等原则。分类层级过少,物资的管理范围过于宽泛,不利于统计分析和归类管理 ;分类层级过多,物资管理的颗粒度过细,管理难度加大,增加代码长度不利于使用和记忆 。分层的多少以及长度的标记其实一切都是为了便于管理,有些设备如果是厂家维护的,就没有必要分层过细。
    
(2)编码标准化
在编码层面,既要参考国标又要借鉴行标同时也要结合企标、既要保持一定时期内的冗余又要考虑不重复可记载的特点。编码方法有层次码、缩写码、特征组合码、复合码等多种,这些编码方法各有优缺点,各企业可根据自身情况选择。对于央企集团来说,一般建议采用分类分段+顺序码的方式编制物资与设备。

(3)属性标准化
属性标准一般会参照外部的国家、行业标准,内部的业务制度、源系统数据字典等,从业务标准、技术标准、管理标准等不同角度进行标准化。属性的模板需在物料分类明确之后,各业务人员结合相应的分类做模板梳理,物料模板细化程度取决采购物料的频次和所属分类数量。一般企业的物资主数据其特征属性集主要还是规格、型号、图纸编号、名称、计量单位等数据,需要尽量以可选项替代手写项,保证其结构化的特征。

3、落地物料主数据标准

在新物料主数据标准制定后,我们需根据新标准逐步规范统一全公司物料数据,具体实施计划,开展试点数据整理的工作,从清洗整合、切换、维护和分发这四方面进行物料主数据标准落地。

(1)清洗整合策略
主要是对零散、重复、不完整的数据,定义清洗条件、质检规则,从精确、完整、一致、有效、唯一等几个维度提升数据质量。

(2)切换策略
主要是指确定各系统对于主数据的上线及对接使用策略,一般根据各业务系统的结构、数据量、重要性等不同维度考量,最终确定适合的策略。常见切换策略包括:完全采用主数据管理平台的主数据、通过映射实现与旧数据的对接、通过映射和逐步数据切换的方式开展,逐步实现所有系统都使用统一的主数据。

(3)维护策略
主要是确定主数据的维护源头和管理模式。常见维护策略包括:
①在主数据管理平台中集中进行主数据的新增、变更和删除,及时向各业务系统分发,适用于对管控要求高,实时性要求不太高的主数据;
②在单一的业务系统中进行主数据的新增、变更和删除,主数据管理平台及时更新同步数据并向其他业务系统分发,适用于单一可信来源,且不受其他系统影响的主数据;
③在多个业务系统中进行主数据的新增、变更和删除,由主数据平台整合处理后分发给所有业务系统,适用于对实时性要求较高的主数据。

(4)分发策略
主要是确定主数据系统与各业务系统数据分发的方式。常见分发策略包括:通过接口(ESB)分发,适用于业务系统对主数据实时性要求较高的情况;通过交换任务分发,适用于业务系统需要批量获取主数据的情况;通过文件分发,适用于系统繁忙情况下的离线批量分发。

4、搭建物料主数据管理平台

搭建统一的物料主数据管理平台,可以使物料数据编码标准化,管理流程规范化,实现物料主数据数据的集中管理,实现业务流程的标准化管理及监控,保证数据质量的真实性、一致性、完整性、及时性,提高全集团的数据管理能力和数据共享能力,提高通过数据综合分析为管理层决策提供依据的能力。

主数据管理平台作为实现高效管理的工具,在选择时我们也要多除了考虑平台的功能满足度,更应该考量平台的易用性以及集成与扩展能力。我们亿信华辰EsMDM主数据管理平台提供丰富的数据集成接口,实现与业务系统的数据交换分发,为各信息系统提供高质量的主数据服务。同时内置大量行业数据模板和标准,全导航交互式界面设计,用户能轻松上手,快速实施。

一个好用的主数据管理系统,应具备将实施服务成果落地的能力,并满足客户不仅仅是技术层面的需求,因此应像亿信华辰EsMDM主数据管理平台一样,实现以下价值:
①实现主数据统一管理,统一标准规范,各司其职
②满足主数据业务需求,可根据业务需要灵活定义模型及业务流程;
③保障主数据高质量,及时发现、修复质量问题,为各类应用场景提供唯一、准确、权威的主数据支撑;
④构建主数据高效共享,多种分发方式自主选择,直接使用;
⑤降低主数据管理成本,快速识别、全界面管理,数据自动流转减少运维压力;
⑥提升企业运营效率,一体化主数据管控,一次录入,多方受用

同时,我们在建设主数据系统的时候,不能只纠结于某个功能点,更应构建起一个完善的功能架构。

△图为亿信EsMDM主数据管理平台架构

有了EsMDM主数据管理平台,可以帮助企业建立统一的主数据编码规范和管理流程,通过质量检查实现主数据的标准化、规范化管理,优化数据架构,提升主数据质量,为各业务系统提供可靠数据来源。

04、案例分享:集团企业如何管理好物料主数据?

南山集团是稳居中国企业500强前列的大型民营股份制企业,2019年中国制造业500强第26位,年产值过1000亿。目前形成了以铝业、纺织服饰、西海岸新区、金融、地产、教育、旅游、健康、航空等为主导的多产业并举的发展格局。

1、项目背景

早年,南山集团建立了包括财务管理、资产管理、人力资源管理在内的多个信息系统,积累了一定数量的各类型数据。统筹建设、系统集成、数据共享是公司当前信息化建设的核心原则,主数据的标准化则是实现系统集成、数据共享的基础前提和保障,而物料主数据是所有主数据中的重中之重。

物料主数据反映了企业现有资源、现有生产能力和目前的工作流程。作为多元化大型集团,南山集团物料主数据存在的问题是:一是,物料描述缺乏规范性,由于人员操作不规范导致物料描述不正确,且有跨大中小类的编码现象。

再者,一物多码现象严重,物料申请人员对物料的命名缺乏专业性,导致相同物料有多个代码,影响库存管理和业务统计的准确性。

南山集团急需制定一套全集团所有业务板块通行统一的物资分类及编码标准,以支持业务集中管控发展战略与综合管理信息系统建设项目的需要。

2、建设内容

通过调研分析,最终确定南山集团建立一套全生命周期的物料主数据管理模式,该方案以数据标准与制度二者为基石,以管理组织、流程和平台三者为实现手段,实现物料主数据全面高效的管理。

同时,明确主数据建设的整体发展思路为以七大核心能力构建为支撑,以八大关键举措为手段,逐步实现国内领先的主数据管理建设。

南山集团物料主数据管理建设主要的内容涉及以下五大方面

 (1)组织规划:物料主数据管理组织建设
建立未来物资数据管理的基础能力,设置合适的标准化组织、流程机制与平台固化物资数据管理的工作。用来落实物料主数据管理的各项建设,包括各级组织机构、岗位、人员以及管理职责。其主要工作职责是制定准则制度,监督执行情况、主数据管理平台的日常维护及物料主数据相关业务的培训等。

 (2)标准落地:物料主数据标准化建设
制定标准逐步规范统一南山全集团物资数据,主要是制定统一的物料主数据分类及编码方案,对集团的物料主数据分类及编码进行全面评估,统一全集团的物料主数据,打破行业壁垒。

(3)制度保障:物料主数据管理制度建设
物料主数据管理制度是其他项目建设的保障,用来制约物料主数据管理各项工作的具体实施,确保实施力度和效果。管理制度一般包括主数据标准化制度、主数据管理工作制度、绩效考核评估制度,三项制度共同推进主数据管理体系的日常管理和平台的建设维护。

(4)流程推进:物料主数据管理流程建设
对物料主数据的创建过程进行一个全面的把控,建立并实施各类主数据的申报、审批、校验、生成、变更、维护的全生命周期的业务管理流程,实现全面的数据管控,通过将具体的流程固化到主数据平台中来确保流程的实现。

 (5)搭建平台:物料主数据平台建设
以亿信华辰主数据管理系统为基础,建立起一个南山集团统一的物料主数据管理平台,建立集中、统一、科学、规范的统一编码和标准属性库,使企业的物料管理规范化、标准化,为集团的进一步信息化建设打下坚实的基础。

3、建设成果

经过一年多的项目建设,南山集团利用亿信华辰主数据管理软件搭建的物料主数据平台成功上线,建立了满足各下属公司业务需要的物资分类和各属性字段标准规范模板,实现所有类型主数据在主数据管理平台中统一管控,最终通过集中的数据管理和全面的数据服务,实现高效的数据利用和可靠的数据质量。

(1)物料主数据实施后,大幅度降低了物料重码率,为降低库存提供了保证。
通过建立主数据的编码、属性、校验、规则的标准化应用体系,建立南山集团全局、统一、规范的主数据应用标准、集成和服务标准;实现专业化团队的持续改进,完成由离散的、片面的数据编码到全局的、整合的标准化主数据体系的转变。

(2)满足快速定位及查询的需要,减少无效操作时间,提高工作效率。
通过建立主数据管理系统,实现主数据申请、校验、审核、生成、发布的全过程动态管理,实现主数据标准和管控流程的系统固化;实现历史主数据版本的信息追溯;通过主数据自动校验,有效的提升主数据质量;全面实现由手工、EXCEL文件等分散的管理方式向全生命周期管理的信息化工具管理方式转变。

05、小结

随着企业信息化的不断深入拓展,越来越多信息系统的实施部署会带来更多的信息孤岛,如果没有主数据管理体系的支撑,会阻碍企业信息系统的集成、业务协同和信息共享。

作为制造企业的关键数据,物料主数据对于企业业务的发展来说事半功倍。建设长效的物料主数据管理体系能为生产制造企业信息化建设提供坚实保障,而亿信华辰主数据管理系统将成为最好助力。 
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