升级版两化融合管理体系的文件如何升级？

疯人院的歌颂者

2022-07-28

一、 首先要想清楚文件是写给谁看的？
什么是文件呢？GB/T 19000—2016是这样定义的：信息及其载体。

示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。

注1：载体可以是纸张，磁性的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。

注2：一组文件，如若干个规范和记录，英文中通常被称为“documentation”。

注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，而另外一些对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）的要求的可能有所不同。

GB/T 19000—2016对“信息”是这样定义的：有意义的数据。

从上述两个定义可以看出，文件上的东西应该是有意义的，文件的表现形式可以有很多种。

在旧版的GB/T 19000中还曾经列出过如下文件的价值：

文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：

a) 满足顾客要求和质量改进；

b) 提供适宜的培训；

c) 重复性和可追溯性；

d) 提供客观证据；

e) 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。

文件的形成本身并不是目的，它应是一项增值的活动。

由此我们可以知道：文件的作用有很多，但如果形成文件的过程只是照抄照搬，肯定不会成为一项增值的活动，那样形成的文件只能是一堆、毫无价值的废纸。

想清楚文件上的东西是有意义的、文件是有价值的很重要，但只停留在此还不够，因为不同的文件对不同层级或类别的人员的作用是不同的，让决策层领导看操作层面的文件就没有意义；同理，操作层面的人员去读顶层文件也是浪费时间。而且，让该看文件的人愿意看、看得懂文件也是需要考虑的。

通常来说，企业需要看文件的人员分为决策层、管理层、执行层；很多企业的文件体系分为管理手册、程序文件、作业文件。看起来好像一一对应了，但由于很多企业的程序文件脱离了大家熟悉的管理制度，游离于企业已很成熟的制度体系之外，导致体系文件先天就形成了两张皮；而已很成熟的制度体系也有可能因为缺失体系化思维，导致没有完整覆盖标准要求，甚至连规范性都很差（例如不同的制度文件基本格式都不一样）。作业文件更是因为没有想清楚给谁看，导致表现形式只是单一的条文式，令执行层无法便捷、快速地阅知其操作要领，形同虚设。如果一个企业同时导入几个管理体系，那相关的体系文件真是可以用“文山”来形容。

为此，设计合理的文件架构及表现形式就很重要了！就两化融合管理体系来说，GB/T 23001-2017标准4.4.3.1 中描述到：

两化融合管理体系文件化信息应包括：

a) 两化融合管理手册，包括两化融合管理体系的范围和边界，对两化融合管理体系过程及其相互作用的表述，以及文件化信息的查询途径；

b) 两化融合方针；

c) 可持续竞争优势；

d) 新型能力及其目标；

e) 本标准所要求的文件化信息；

f) 组织确定的为确保两化融合管理体系有效性所需的文件化信息。

按照这些要求，在基础版贯标时，几乎每个企业都会编制一本《两化融合管理手册》，但很多企业把手册仅仅作为满足外审需要的文件，而不是响应GB/T 23001-2017标准4-10章的要求，描述本企业落地这些要求的职责、方法并引出程序文件或管理制度、办法给企业决策层及管理层看的文件，导致手册中的标准语言太多，让不熟悉标准的企业人员无法读懂；企业还会根据标准要求或自身需要编制一些程序文件或制度、办法，但很多企业没有结合自身已有的管理经验和其他体系的类似文件，没有考虑谁会看这些文件，比如很多企业已有非常完备的设备管理制度、操作规程等等，导入两化融合管理体系后，只需要根据GB/T 23001-2017标准7.4的要求评审一下原有文件的充分性并与设备管理及使用人员沟通确认新增管理方法的合理性，适当补充完善即可，但一些企业又去僵化地全新编制，导致这些文件一发布就束之高阁。

而升级版新增的标准T/AIITRE 10003《信息化和工业化融合管理体系 新型能力分级要求》中并没有就上述文件类别方面新增要求，只是在过程维、要素维、管理维三个维度结合新型能力建设过程提出了新增要求，为满足这些要求，企业的管理手册要变吗？程序文件或管理制度要变吗？笔者认为，变是肯定的，但变之前也应想清楚需要增加的内容是给谁看的？以T/AIITRE 10003标准6.3.2 d）和7.3.2d）条为例，升级版贯标企业要响应这两条要求，是在描述本企业落地T/AIITRE 10003场景级、领域级三个维度要求的职责、方法并引出程序文件或管理制度、办法的一个单独的《新型能力分级建设管理手册》中去包含呢？还是将这些写入原来的管理手册中对应的人才保障部分并在相应的程序文件或管理制度、办法中增加对这两条不同级别要求的落地做法呢？笔者认为，基于给谁看的思考，可能单独的一个《新型能力分级建设管理手册》更加符合近期使用者的习惯，而且也便于后期新增网络级、生态级能力建设相关三个维度的对应方法。

二、 其次要想清楚文件如何写才真正有用？
想清楚文件给谁看，形成文件构架、明确便于阅读的文件表现形式后，就需要写好文件。因为，文件构架再合理、文件格式再好看，但文件内容言之无物、逻辑混乱的话，这样的文件也是没有用的。

体系推进部门可以先选择通用的、大家都容易理解的工作来按照给定的格式进行5W1H编制思路的样板引路，如培训管理，为什么要写这个文件？哪些部门与培训管理工作有关？这些部门在培训管理工作中分别负责什么？整个培训流程按PDCA各环节如何做？做了相关工作需要有记录吗？这个记录需要审批吗？有时限要求吗？做好了交给哪个部门或存档？GB/T23001和T/AIITRE 10003标准中有关培训方面的要求是否已描述？如T/AIITRE 10003标准6.3.2 d）条没有提到培训，但7.3.2d）条说到了“重视数字化人才培养”，那原来的《培训管理制度》中是否需要新增有关体现重视数字化人才培养方面的具体方法？所有内容写好后，再根据内容描述确认相关的表单是否已设计（如能实现信息化更好）？

但在很多企业的文件中，经常会出现职责描述与流程描述混淆；流程描述不具备可操作性，文件使用时就会因人而异出现偏差。希望这次升级版贯标时，企业在更新相关制度文件时能按此原则多一些思考，提高文件的可操作性。

三、 最后要想清楚如何确保文件内容的适宜性和可操作性？
不论是咨询老师帮助编写的文件还是企业人员自身编写的文件，如果不经过必要的评审、审批、更改等环节，文件的有效性、持续适宜性方面也会大打折扣。笔者认为，新文件发布前如果经过4类评审活动，将有助于提升文件的适宜性，第1类评审建议由文件编制部门评审文件的可操作性，也就是能否执行；第2类评审建议由咨询老师或者体系推进部门评审文件与标准的符合性，也就是不能漏项；第3类评审建议由文件中提到的相关部门评审文件接口的合理性，也就是避免扯皮；第4类评审是当有争议时由领导评审并决策争议事项。但目前笔者观察到很多贯标企业的文件由咨询公司完全代办，没有经过这些评审环节，导致与企业实际不符、与标准的内涵要求不符，而且由于企业人员没有参与文件编制，需要修改文件时，必然很困惑，本质贯标也就无从谈起。

综上所述，两化融合管理体系升级版贯标，文件的优化是比较重要的一项工作，如果理解不当，势必将影响贯标效果。