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集团企业主数据管理系统应用思路

时间:2022-06-10来源:迷离哥要很潮浏览数:129

1. 集团主数据管理系统的定位

集团主数据管理系统(主数据管理系统以下简称“MDM”)功能的重点是集团层面主数据的统一和标准化管理以及数据分发,因为集团MDM首要服务的是集团统建的应用系统,所以集团MDM与集团统建的ERP系统、人力资源系统、司库系统等具有同等重要的位置。

同时,集团统建系统其管理和功能要覆盖集团全部所属企业,需兼顾集团整体层面、集团总部、所属企业的多方面需求,既要满足一体化的需要,也需要兼顾所属企业在集团一体化框架下的个性化,为实现统建系统的上述管理和功能要求,集团MDM就需要具备兼容上下级管理要求的能力,比如服务于集团统建系统的同时,集团MDM也需要向所属企业的各类系统提供主数据服务。

2. 集团MDM管理主数据的类型与程度

各类主数据是否纳入到集团层面统一管理应根据需要和能力而定,基本原则是:对集团范围内,被全部所属企业会广泛共用的,并且在集团层面具有管理能力的主数据可作为集团统管主数据,例如:客商、各维度的所属企业、人员、会计科目等,这类是集团层面主数据管理的重点;对缺乏广泛共用性的,各所属企业高度个性化的,集团总部难以管理的,在一定阶段内可不纳入集团统管范围,例如:项目、合同等。

至于集团层面对主数据的管理程度也分为两种情况,第一种是强管控,比如客商主数据,集团总部直接对主数据的准确性和唯一性负责,全面开展对主数据全维度的、全生命周期的管理;第二种是弱管控,主要是集中化的、档案型的管理,比如项目或者合同主数据,在集团没有建设财务共享服务之前,项目与合同在集团层面可以不管理,但建设财务共享时,对差旅报销、应收应付等内容做共享服务,就需要对项目与合同的主数据做管理了,但此时对这类主数据的管理责任主体通常仍然是所属企业,只是要把项目和合同主数据集中在集团的统建系统中,作为一种档案被引用。

3. MDM管理主数据的方式

纳入MDM管理的主数据类型应根据统建系统的建设阶段和管理情况而定,并非所有主数据类型都需要一步到位的纳入到MDM中做全自动化管理,根据数据管控程度、被多系统引用的程度、数据量、数据更新频度、主数据可被直接应用的程度等因素综合起来分析,各类主数据的管理方式主要有三种:

全自动:以客商主数据为例,集团总部面向集团整体层面强管控,被大量应用系统引用,数据量大,更新频率高,MDM推送至应用系统后可被直接创建客商档案使用,类似这种,可以按全自动方式管控。即客商主数据在MDM中受控产生后,通过接口与各系统集成,数据新建和更新自动推送,应用系统接收后自动创建和更新客商档案。

半自动:以组织机构主数据为例(公司、部门等),在不同的管理维度下(人力资源、行政、财务核算、投资等),组织机构主数据的组合是不一样的,常规情况下组织树肯定有多套。

而组织机构的主数据源往往不在MDM中,可能在人力资源系统,也可能是其他系统,而且组织机构的调整对部分企业来说是相对比较频繁的,同时,组织机构也是各应用系统最常用的主数据,但是在各系统中,组织机构类的主数据往往还不能被直接使用,需要做一定的调整和配置。基于上述特点,这类主数据可采用半自动方式管理。组织机构主数据从源系统通过接口自动送达MDM,这是自动的,然后在MDM中对主数据做一定的处理,例如维护一份人力资源管理口径的组织机构与财务核算口径组织机构的映射关系,比如人力管理需要到处级单元,但核算只需要到部门级单元,这就需要把部门下的多个处映射到该级部门,然后这种合并后的组织机构主数据再推送给应用系统,这部分工作需要在MDM中手工处理。所以这种数据传递基本自动,但需要在MDM中做一定手工处理的是半自动模式。

参考型:会计科目是非常典型的主数据,但也有几个特点,首先是数据量比较少,其次更新频率比较低,然后在应用系统中基本都不能被直接引用,需要做配置才能用起来。所以这类主数据尽管典型,但不一定需要纳入MDM中管理,比如就在ERP系统或者核算系统中管理,首先在集团所有企业共用的统建ERP系统中,ERP系统本身可以把会计科目业财一体管理的很好,至于其他异构系统也要使用会计科目时,可以参考ERP系统中的会计科目通过运维层面实现主数据管理,基本上是纯人工处理。

或者类似的主数据仍然是统一在MDM中管理,包括编码、数据的一系列校验控制等内容,并且由数据主责部门(可能是业务方,比如投资管理部负责维护资产管理口径下的组织树)或者由主数据运营单位协同管理和维护,但与各系统不通过接口集成,其他系统要用这些主数据时,就到MDM系统中查询,然后通过运维的方式录入或者导入到应用系统中,即参考使用。

4. 主数据的录入

因主数据是业务实体数据的子集,所以产生主数据的源系统可以是应用系统,比如可以由客户关系管理(CRM)系统作为客户主数据的数据源、供应商关系管理(SRM)系统作为供应商主数据的数据源、人力资源管理(HRM)系统作为组织机构和人员主数据的数据源。在单体企业或在业态较少和业态跨度较小的集团企业中,如果有覆盖整个业务的统一的CRM、SRM、HR等系统,那么可以考虑用这些系统作为主数据源。如果是多业态的集团型企业,因为业态种类多、跨度大,往往不容易实现统一的CRM、SRM系统应用,此时就很难通过统一的前端系统产生主数据了,该场景下,可以把MDM作为主数据的录入系统,由MDM提供完备的数据录入功能,包括但不限于:一系列的录入和更新校验、与征信服务的集成、主数据的审批、面向多组织多层级多用户的录入权限控制、满足企业个性化需求的多录入视图等功能。

而在基于主数据的系统集成应用上,或者主数据治理层面,最核心的目标之一是保障主数据的质量,而首要的是主数据的录入管理,在没有其他更好的前端源系统保障前,只能大力强化MDM的管理和功能,把MDM作为集团层面核心的主数据录入和管理平台,若干多业态的大型集团企业逐步均采用了这种方式。

具体稍微谈谈录入工作量,主数据相比业务数据来说包括的字段内容比较少,比如集团层面的客商主数据可能只有大约20个字段(CRM或者SRM中的客商数据的字段可能超过100个),包括所属企业的个性化字段,常规总共也就是30个左右的字段,并且,较多的字段内容可以通过征信服务自动获得,加上对界面操作体验的增强,录入主数据的工作量已基本不大,可以比较自然的成为所属企业用户日常工作的常规内容。

当然,在部分情况下,比如部分所属企业已经建设有成熟的CRM等系统,但只能覆盖自己的业务需求,是集团整体的一个局部应用,所对应的主数据也是一部分,那么集团的MDM应具备集成所属企业前端业务系统的能力,特别是主数据的多源管理能力,即主数据可能产生于多个系统。在多源管理的要求下,前端系统录入一条主数据时就不仅仅需要在自己的数据库中查找是否有同样的数据,更需要到集团MDM中去查,存在一系列的接口交互,对系统的集成提出了一定的要求,并且因为主数据的特性(标准性、唯一性),使得支持这些要求的功能和接口要格外的严谨和稳定。

总结一个原则,在没有能够覆盖全集团的主数据前端(源)业务系统的情况下,应以集团MDM为核心作为集团主数据的统一管控平台。同时,根据需求,也可以兼容一些总部的或者所属企业的应用系统,作为主数据的前端系统,实现主数据的多源管理。

5. 多级主数据管理的原因

集团统建系统类项目的重要特点是很难一步到位,主要因为所属企业多、各方面差异大,统建系统既要达成集团层面一体化管控的相关要求,也要兼容所属企业的业务具体情况,而且所属企业的系统建设基本也不是一张白纸,可以完全新建的情况很少,所以必然存在对所属企业系统的替代、改造和集成,而解决这类问题,基本都需要分阶段推进。所以很多统建项目在一些阶段中,先允许统建系统集成一部分所属企业自建的系统,后续逐步统一,这就包括MDM,即在一个阶段中,为系统的推广,减少对所属企业既有系统和业务的影响,需要建立集团MDM与所属企业MDM相关系统的集成,这就存在集团MDM和所属企业MDM的多级管理,这是一个方面。

多级主数据管理的存在还有一个重要原因,就是所属企业往往自建有部分业务领域的专业系统,这些内容往往不会纳入到集团统建系统范围内,这些企业自建业务系统的业务也经常是个性化的,数据和主数据也是个性化的,如上边所述,这些个性化的主数据,也不会纳入到集团层面管理,所属企业在多系统集成应用的情况下(集成包括与集团统建系统的集成和自有其他系统的集成),也需要自己的MDM,于是也存在多级MDM应用的客观需要。

上下多级MDM应用的核心是集团统管的主数据类型,常规情况比如,因为客商主数据要被用于集团统建的ERP系统中(所属企业本身也在使用集团统建系统),是集团统管的主数据类型,所以所属企业的业务过程中产了客商数据,也就产生了客商主数据,因为所属企业自己的MDM与自建系统在业务逻辑和系统方面紧密集成,所以客商主数据会先产生在所属企业的MDM中,但集团MDM也要用这些主数据(其实是集团统建的应用系统要用),所以所属企业的MDM要把自己的主数据传递给集团MDM,对集团MDM系统来说就是主数据的多源管理了,只是这次的源本身也是一个MDM。

主数据在多个MDM之间的交互,还涉及主数据编码的处理问题,大的原则是,首先,纳入集团统管的主数据类型一定采用集团的主数据编码体系,如果所属企业的业务系统和MDM可以经过调整适应集团标准,那么所属企业MDM也采用与集团一致的编码体系并直接使用集团MDM中的主数据编码,如果所属企业的系统改造量巨大,可能还涉及包括历史数据在内的业务数据调整,往往可操作性比较低,可能不得不采用一部分映射的方式,比如所属企业自有系统仍然按此前编码运转,但记录与集团主数据的关系,一旦与集团统建系统交互时采用集团编码即可,这个内容比较复杂,需要综合分析多方面因素后决定。

6. 主数据应用能力尤为重要

大型集团企业MDM的应用注定会比单体企业或在小规模集团企业的应用要复杂的多,对MDM本身的功能和主数据治理团队的业务能力要求都更高,比如需要团队可以理解各异构应用系统的业务和技术要求,可以主动提出各系统的主数据集成方案,能够实施主数据治理和开展主数据运营工作,……。所有的一切,都是因为太复杂,并且,也因为主数据一旦出问题,解决起来往往是超级麻烦的,有种说法比较形象,就是“业务数据一错只错一个,主数据一错就错一串”,在集团企业应用中,比如客商主数据很多都会被集团内的多家所属企业引用,一旦发生错误,更正是就要协同多家企业的业务和财务用户联动才能解决,比如需要调账才能解决的错误,那么就必须调多家企业的账才行。基于集团企业统建任何系统的复杂度,以及主数据对严谨性的高要求,集团企业在应用MDM时,一定要极其重视这一段的内容。

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