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一张报表模板替代数百张Excel表格,用它让报表工作更轻松

时间:2021-02-26来源:亿信华辰浏览数:62

要问现代职场人,必备工作技能是什么?Excel技能当仁不让,数据分析、总结汇报、信息传达,统统离不开。但是在日常工作中,Excel也有着它的局限性,以月度数据汇报为例,每月都需重新做表统计,其实内容还是那些内容,只不过数据要重新复制黏贴,如果要在此基础上,进一步进行数据分析,又要另费一番功夫。这样重复性的制表工作,不仅占用了大量的时间,还即有可能出错。

如何彻底解决此类繁琐工作,就不得不提自动化。其实Excel也可用VBA代码实现报表自动化。但是对于普通上班族来说,写代码有点过于遥远。那么有没有什么更简单快捷的方式呢?

当然有,那就是亿信华辰的数据分析软件-亿信ABI。举个简单的例子,某公司市场部门每个月都需对每个销售城市销售额大于5万的门店进行通报表扬,数据需要每月更新,有以下要点:

报表期要能按月度选择;
展示出员工数、销售额、销售量、利润等数据;
要能直观的看到某市销售额大于5万的数据。
正常不出意外的情况下,这份报表要花几个小时汇总制作,而且涉及到十余个省市,需要十余张表格。而用ABI做自动化报表模板后,一键刷新,整个过程不超过3秒钟。

是不是,so easy。利用亿信ABI,可轻松高效做表,下面就来看一下,ABI能够如此高效的原因吧。

一、直连数据库,无需重复导数
我们在用Excel做报表时,是把数据从数据库导出来,复制粘贴到一张或多张表上,然后对这个表数据做处理,每天有数据,就每天手动复制黏贴实现更新。

而亿信ABI则可以直接连接到数据库,将数据库中的表导出到ABI报表工具中,然后可以直接选取表中的字段到报表的单元格里,实现数据的实时刷新,不用每天去重复导出数据,复制粘贴,只要这个字段有新增或者更改时,只需要一键刷新,就可以将最新的数据直观的展现出来。

二、简化数据处理,一行数据抵千行
我们在新建报表后,将报表组件拖入分析区,在表格里填入相应数据字段后就可以给相应单元格设置展开方向。ABI报表中单元格的扩展是有方向的,可纵向扩展,也可横向扩展,也可以不扩展。以下是用ABI做报表模板时的场景,做的时候可能是仅仅一行,但预览时却是扩展出来的密密麻麻的 “风景”,这里就要谈谈它的数据是怎么展开的,即扩展原理。

单元格的扩展是针对某一个单元格,当报表主体中绑定了多个单元格时,单元格与单元格之间依靠父子格关系跟随扩展。子格的数据会根据父格的数据进行过滤分组显示,并且还会跟随父格的扩展方向而扩展,如下图。

有了这些拓展方式,就不用像excel一样有多少行要做多少行,相类似的元素可以用拓展方式来做,节省了80%的时间。

三、参数实现数据查询和过滤,省得重复做表
在日常工作中,我们经常需要根据某一个条件来查询数据,比如我想看某一段时间内企业的盈利能力,我不可能把所有的数据全做出来,那样别人会看的眼花缭乱,这时候ABI提供了参数实现数据查询和过滤,通过设置参数绑定数据字段和过滤的控件(单选框、复选框等等),通过界面输入查询条件来控制报表显示的内容及形式,而后导出打印。

很多人工作上会做周报月报季报等,有些全国性的公司有分公司、门店、办事处。经常性的要做这些重复性很大的报表。在做报表时,做将一些常用的维度“地区”、“时间”、“城市”等等作为一个查询的参数控件,类似Excel中的筛选,导出。基本上一个周报模板,就解决了一些人一年52张手工Excel报表的工作量。

以上便是亿信ABI一部分功能,篇幅有限,很多细节无法展开。

小结:亿信ABI最大的好处就是其报表模板可复用性,这对工作效率的提升有着非常显著的效果。我们在做好一次报表后,在下一次做这种工作的时候只需要换不同的数据刷新即可,而且在取数据方面也非常的便捷,只需要用鼠标轻轻点几下就可以完成数据的取出。
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